Gut 1.500 Vorträge an vier Tagen in 17 Sälen: LUXAV sorgte beim Deutschen Chirurgenkongress in Berlin nicht nur dafür, dass die Referenten ihre Vorträge zur rechten Zeit im richtigen Saal präsentieren konnten, ohne dafür in einer Schlange warten zu müssen. Dank des ausgeklügelten Systems von zentralen Servern in der Medien-Annahme und dezentralen Rechnern in jedem Saal verlor auch die immer denkbare Idee eines möglichen Server-Absturzes ihren Schrecken: Einen solchen hätten die Referenten dank des LUXAV-Systems nicht mal bemerkt.

Wenn Chirurgen tagen, dann richtig! So konnten sich die Operationsspezialisten auf ihrem Jahreskongress im April 2010 im Berliner ICC auf dem Messegelände rund 1.560 Vorträge in vier Tagen anhören. Allerdings konnte nicht jeder Besucher überall dabei sein, verteilten sich doch die Referate auf 17 Veranstaltungsräume. Dabei wollte jeder Referent natürlich bitte schön mal schnell seine Powerpoint-Präsentation durch den Beamer jagen, am besten gleich noch mit eingebundenen aktuellen Videos.

Weil aber jeder Wissenschaftler die neuesten Entwicklungen seines Fachgebiets natürlich auch noch mit einbauen wollte, wurden viele Präsentationen nicht wirklich vorab fertig, und so einige wurden sogar noch während der Tagung überarbeitet. Wenn aber geschätzte eintausend Referenten teilweise im Sieben-Minuten-Takt mit ihrem Laptop auf dem Podium antreten würden, um dann mal zu sehen, ob nach dem Neustart das Signal am Projektor ankommt, dann wäre der Zeitplan des Kongress wohl schon nach zwei Stunden nur noch Makulatur.

Das haben auch die Kassler Spezialisten für Kongresstechnik von LUXAV gemerkt und zwar schon vor rund sieben Jahren, denn so lange schon bieten sie ihre ebenso unauffällige wie perfekte Gesamtlösung an, die von der Organisation der eingereichten Referatsthemen über die Bereitstellung und Betreuung einer Internetseite zum Vorab-Upload von Vorträgen und Materialien bis zur großen Medien-Annahme vor Ort (dem LUXAV-MediaCheck), dem intelligenten Rednerpult im Saal und dem dazu gehörigen Moderatorentisch auf dem Podium reicht. Selbst eine Ampel neben dem Pult, die während der Redezeit von Grün über Gelb auf Rot wechselt, gehört dazu.

Das sieht vor Ort ganz einfach aus, doch was dahinter steckt, ist frappierend. Es beginnt mit einer Philosophie, die besagt, dass es nicht Sache des Referenten ist, sich im Vortragssaal mit einem fremden PC, einer Software, der Steuerung oder sonstigen technischen Herausforderungen herum zu schlagen, vielmehr soll sich jeder Redner ganz auf seinen Vortrag, die Inhalte und seine Zuhörer konzentrieren können.

Denn, so die Philosophie weiter, das fördert die Konzentration des Referenten und seine Stimmung, damit die Qualität seines Vortrags, also auch die Zufriedenheit der Zuhörer und letztlich die Qualität des ganzen Kongresses.

Gerüstet für den Fall der Fälle

Was nur so lange übertrieben klingt, bis man sich vorstellt, die Technik würde wirklich einmal so streiken, dass für einen Moment nichts mehr geht. Bei LUXAV jedenfalls war man konsequent und entwickelte eine ausgeklügelte Software-Lösung, zusammen mit einer Reihe daran angeschlossener Geräten - eben mit dem Ziel, jedem Referenten auf dem Kongress das Leben so einfach wie möglich zu machen.

In der Praxis heißt das, etwa eine halbe Stunde vor ihrem Vortrag kommen die meisten Referenten mit ihrem USB-Stick in der Hand zum MediaCheck, um ihre Referate, Bilder und Filme auf einen der Annahmerechner zu spielen. Hier werden die Referenten schon von einer ganzen Reihe von LUXAV-Mitarbeitern erwartet und gebeten, sich ihre Präsentation auch gleich noch mal anzusehen, ob alle Folien auch wirklich da sind und richtig laufen.

Je nach Temperament und Situation ziehen das die Referenten dann auch durch, nicken ab, streichen aber auch mal eine Folie oder ändern Zahlenwerte, wenn sie zum Beispiel in einem anderen Vortrag gerade eines Besseren belehrt wurden. Wieder andere setzen sich auch im MediaCheck noch mal hin und überarbeiten Grundsätzlicheres, ehe sie in den Vortragssaal verschwinden. Dabei wird keiner entlassen, ohne das Redner-Pult erklärt zu bekommen, das LUXAV direkt neben dem Portal postiert hat. Und das ist wiederum absolut einfach: Ein versenkter Bildschirm, damit man sich während des Vortrags nicht ständig zur Leinwand im Rücken umdrehen muss und eine überdimensionale Maus mit Vorwärts- und Rückwärts-Klicks und einem großen Trackball in der Mitte, der jeden Laserpointer überflüssig macht.

Kaum ist der Vortrag gespeichert und der Referent auf dem Weg in den Saal, da stehen dort seine Dateien auch schon zur Verfügung, und der jeweilige LUXAV-Techniker in dem Sitzungssaal hat das Pult auch schon in den Präsentationsmodus gestellt, so dass der Referent nur noch auf das Podium treten und durch seine Charts schalten muss.

Und wenn der Referent sein Ende nicht findet? Auch da hat LUXAV vorgesorgt mit der Ampel, denn gegen Ende des Referats wird das grüne Licht gelb und dann rot, wenn die Zeit herum ist. Das sieht der Referent ebenso wie der Moderator und alle Zuhörer im Raum, seien es auch 350, wie im größten genutzten Vortragssaal im Berliner ICC. Und jeder Referent wird sich schon deshalb bestimmt anstrengen, zügig zum Ende zu kommen.

Rein äußerlich war es das auch schon, denn mehr ist von dem ganzen System nicht zu sehen, doch dahinter steckt nicht nur die Hardware in Form von Annahme- und Präsentationsrechnern und redundanten Servern, nicht nur die Manpower mit bis zu zehn Mann in der Annahme und einem Techniker in jedem Saal, dahinter steckt zudem die raffinierte und imponierende Software-Lösung, die dem LUXAV-Team die Sicherheit gibt, so entspannt mit den Referenten umzugehen.

Zwei Beispiele für viele integrierte Lösungen: Dank einer automatischen Untersuchung aller PowerPoint-Präsentationen wird schon am Annahme-Rechner auf einen Blick erkannt, ob in der Datei noch irgendwelche externen Links zu finden sind, die unter Umständen während des Referats in die Weiten des Internets entführen oder in die charmante Optik einer Excel-Tabelle.

Als zweites Beispiel sind die vielfältigen Videocodes, -formate und –normen zu nennen. Auch wenn der Referent aus Japan kommt und seine Videos hiesige Rechner im Normalfall höchstens zu einer phantasievollen Fehlermeldung bewegen können, bringt das die LUXAV nicht aus der Ruhe. Denn die Spezialisten haben schon weit im Vorfeld reichlich Gehirnschmalz investiert, um alle Videos zum Laufen zu bringen, ohne sie in ein anderes Format konvertieren zu müssen. Denn das würde unnötig Zeit kosten. Diese "letzte Rettung", so LUXAV-Kongress-Spezialist Jörg Weber, "wenden wir höchstens in einem Prozent aller Fälle an". Da schwingt durchaus berechtigter Stolz mit, denn so viel Flexibilität konnten sich nicht mal Software-Firmen vorstellen - und die eigene LUXAV-Software scheint in dieser Hinsicht tatsächlich einmalig.

Das Ergebnis von so viel Tun ist letztlich unscheinbar und fast langweilig: Im Sekundentakt geben die Referenten ihre Daten ein, halten dann ohne Probleme ihre Vorträge - und das war's dann auch. Kein Stress!

Seit März 2003 hat das LUXAV-Team auf diese Weise etwa 70 große Kongresse gemeistert, viele davon in regelmäßigen Zyklen, denn wer einmal einen stressfreien Kongress durchgezogen hat, wendet sich gern wieder an die Spezialisten, die das ermöglicht haben.