150-jähriges Firmenjubiläum der Maschinenfabrik Gustav Eirich im 8 000-Quadratmeter-Zelt auf einem Truppenübungsplatz.
Für die Region Neckar-Odenwald war es eine Veranstaltung der Superlative, für die beteiligten Event-Planer eine logistische Meisterleistung: das 150-jährige Firmenjubiläum der Maschinenfabrik Gustav Eirich GmbH & Co KG im baden-württembergischen Hardheim bei Würzburg. Mit den Feierlichkeiten vom 19. bis 21. Juli 2013 wollte sich das traditionsreiche Familienunternehmen bei den weltweit rund 1 500 Mitarbeitern sowie der anwohnenden Bevölkerung in Hardheim bedanken.
Eigens für die Veranstaltung wurde auf dem Truppenübungsplatz zwischen Hardheim und Külsheim Deutschlands größtes temporär errichtetes Membranzelt aufgebaut, ein Eventzelt mit knapp 8 000 qm Fläche und 24 Masten, die 19 Meter in die Höhe ragten.
Gemeinsam mit dem direkten Auftraggeber, der PP Agentur für Events & Promotions GmbH aus Frankfurt, und der Maschinenfabrik Gustav Eirich sorgte auch der Stuttgarter Standort des Event-Suppliers Party Rent bei den insgesamt mehr als 8 000 Gästen für eine rundum gelungene Jubiläumsfeier. "Um einen Event dieser Dimension auf die Beine stellen zu können, ist viel gegenseitige Abstimmung und absolutes Vertrauen nötig – zumal die komplette Veranstaltungslogistik für das Projekt geliefert und installiert werden musste", erklärte Dina Schmalz, Projektleiterin bei Party Rent.
Firmenjubiläum der Maschinenfabrik Gustav Eirich GmbH & Co KG. Foto: FormZwei.
Am 19. Juli 2013 erlebten rund 1 700 Gäste, darunter die Eirich-Geschäftsführung und Mitarbeiter der zwölf internationalen Standorte sowie die örtliche Lokalprominenz aus Wirtschaft und Politik, zum Auftakt eine beeindruckende Show. Das Motto der Veranstaltung lautete "Aus Hardheim in die Welt" und wurde auch räumlich symbolisiert: ein Tunnel im Format 5 x 15 Meter führte vom Foyer in den Show-Bereich.
Durch den Abend führte die Fernsehmoderatorin Silvia Laubenbacher. Zahlreiche Darbietungen und Inszenierungen wie ein russisches Ballett, chinesische Artistik, französische Chansons, indischer Bollywood-Tanz und südafrikanisches Streethopping schlugen einen Bogen zu den weltweiten Niederlassungen des Unternehmens und garantierten einen kurzweiligen und geselligen Abend.
Hinter den Kulissen zog Party Rent Stuttgart die Fäden: Während die Gäste im äußeren Bereich des Zeltes ihre Plätze zum Dinner einnahmen, verwandelte der Event-Supplier in rund 90 Minuten den Show-Bereich, der für Ansprachen und Programmbeiträge mit einer Reihenbestuhlung ausgestattet war, in eine großzügige Party-Location.
Weiter ging der Jubiläumsmarathon mit dem Tag der Offenen Tür am 21. Juli 2013. Bei Kaiserwetter nutzten knapp 8 000 Besucher die Gelegenheit, einen Blick hinter die Werkstore der Maschinenfabrik Gustav Eirich zu werfen. Parallel dazu lief in dem gigantischen Festzelt ein abwechslungsreiches Rahmenprogramm mit der Jubiläumsshow. Kinderaktivitäten, kulinarische Köstlichkeiten und musikalische Unterhaltung wurden an allen drei Standorten geboten.
Die Dimensionen der Veranstaltung verdeutlichen, dass besonders die Koordination der einzelnen Dienstleister eine Herausforderung war. "Wir haben mit der Planung des Jubiläums schon vor einem Jahr begonnen", erklärt Svenja Voigt, Projektleiterin der Event-Agentur, die durchdachte Konzeption.
Neben allen Druckmaterialen, den Einladungen, der infrastrukturellen Planung, allen erforderlichen Genehmigungen und der filmischen Dokumentation war es auch die Abstimmung mit allen beteiligten Akteuren, die die erfahrenen Event-Planer von PP zu verantworten hatten. Als Ausstattungspartner konnte Party Rent als wichtiger Partner im Bereich Event-Logistik unterstützen.
Zehn voll beladene LKW aus München, Frankfurt, Stuttgart und Bocholt brachten das umfangreiche Equipment pünktlich zur Jubiläumsfeier nach Hardheim. Zur Lieferausstattung gehörten je 1.752 Stühle Nancy und Torino in Weiß für das Dinner und die Reihenbestuhlung, 24 LED-Theken mit Aufsatz, Designregale, Kühlschränke, je 100 LEM-Barhocker und Stehtische sowie Counter und Stehtische für den Empfangsbereich. Dazu kamen etwa 230 Biertischgarnituren und weiße Sonnenschirme für den Tag der offenen Tür.
Die Geschäftsführung von Eirich war angetan vom gelungenen Zusammenspiel der verschiedenen Akteure. Auch die Veranstaltungsagentur aus Frankfurt und das Team von Party Rent selbst lobten den reibungslosen Ablauf der Großveranstaltung, an deren Umsetzung mehr als 350 Mitarbeiter aus verschiedenen Gewerken mitwirkten.
